Suche nach BCC

Suche im MailDepot - Warum findet man bei der Suche nach BCC-Empfängern manchmal E-Mails und manchmal nicht?

In seltenen Fällen erhalten wir die Anfrage, warum bestimmte E-Mails bei der Suche nach E-Mail-Adressen im Feld BCC im REDDOXX MailDepot gefunden werden und andere nicht.
Dies möchten wir Ihnen nachfolgend erläutern.
Zunächst erklären wir dabei, was das BCC-Feld ist und warum es dieses Feld „eigentlich“ gar nicht gibt.
Anschließend gehen wir darauf ein, wieso in einigen Konstellationen dennoch nach diesem Feld gesucht werden kann, im Regelfall allerdings nicht.

Damit E-Mails weltweit gesendet, empfangen und angezeigt werden können, ist es notwendig, dass E-Mails einem technisch einheitlichen Aufbau entsprechen.
Nachfolgend zitieren wir im Bezug auf das BCC-Feld im Header einer E-Mail aus dem RFC-Standard 2822 (https://datatracker.ietf.org/doc/html/rfc2822).
Das Feld "BCC:" (wobei "BCC" für "Blind Carbon Copy" steht) enthält Adressen von Empfängern der Nachricht, deren Adressen anderen Empfängern der Nachricht nicht mitgeteilt werden sollen.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie das "BCC:"-Feld verwendet wird.

  1. Im ersten Fall, wenn eine Nachricht die ein "BCC:"-Feld enthält, zum Versand vorbereitet wird, wird die "BCC:"-Zeile entfernt, obwohl alle Empfänger (einschließlich der im Feld "BCC:" angegebenen eine Kopie der Nachricht erhalten.
  2. Im zweiten Fall wird den in den Zeilen "AN:" und "CC:" angegebenen Empfängern jeweils eine Kopie der Nachricht gesendet, die "BCC:"-Zeile wird dabei ebenfalls entfernt.
    Die Empfänger in der "BCC:"-Zeile erhalten jedoch eine separate Kopie der Nachricht, die eine "BCC:"-Zeile enthält.
    (Bei mehreren Empfängeradressen im "BCC:"-Feld senden einige Implementierungen tatsächlich eine separate Kopie der Nachricht an jeden Empfänger mit einem "BCC:", das nur die Adresse des jeweiligen Empfängers enthält.)
  3. Da ein "BCC:"-Feld keine Adressen enthalten darf, kann ein "BCC:"-Feld ohne Adressen gesendet werden. Dadurch wird den anderen Empfängern gezeigt, dass Blindkopien an jemanden gesendet wurden, allerdings nicht an wen.

Welche Methode mit "BCC:"-Feldern zu verwenden ist, hängt von der Implementierung ab.

Empfänger, die in das BCC-Feld eingetragen werden, erhalten die E-Mail, ohne dass ihre Adresse für die anderen Empfänger sichtbar ist.
Hierfür wird die BCC-Zeile vor der Übertragung der E-Mail im Regelfall vollständig aus dem Header der E-Mail entfernt.
Die BCC-Empfänger sehen beim Erhalt der E-Mail nicht, dass sie im BCC-Feld angegeben wurden.
Gleichzeitig stehen Sie aber auch nicht im TO-Feld oder im CC-Feld.
Der E-Mail kann also nicht entnommen werden, ob (und wenn ja an wen) diese E-Mail in BCC gesendet wurde.

Grundsätzlich kann man sich die Übertragung einer E-Mail vorstellen, wie die Übermittlung eines Briefes.
Es gibt den Brief, sowie die Übermittlung (Briefträger/in) an die Empfänger.

Wenn Sie nun auf zwei Briefe die identische Adresse schreiben, den Briefträger allerdings bitten, diese Briefe in unterschiedliche Briefkästen zu werfen, erhalten Sie den soeben beschriebenen Effekt:
Der Brief enthält nur eine Adresse, wurde allerdings an zwei Adressen zugestellt, ohne dass dies auf dem Brief erkennbar ist. Genau so verhält es sich auch bei E-Mails.

Bei E-Mails ist das Übertragungsprotokoll SMTP der Briefträger.
Die Empfänger der E-Mail stehen im „Envelope-To“ des SMTP-Protokolls, weshalb die E-Mail korrekt zugestellt wird.

In der eigentlichen E-Mail steht der BCC-Empfänger allerdings nicht.
Da wir - um im Beispiel zu bleiben - den Brief und nicht den Briefträger archivieren, kann in diesem Fall auch nicht nach Adressen im BCC-Feld gesucht werden, weil es sie schlicht nicht gibt.

Entscheidend ist die Fragestellung, ob das BCC-Feld zum Zeitpunkt der Archivierung noch vorhanden ist oder nicht.
Das Entfernen des BCC-Feldes findet im Regelfall beim Versenden der E-Mail durch den sendenden Mailserver statt.
Sofern die Archivierung also im Betrieb als SMTP-Gateway vorgenommen wird, gibt es die BCC-Information in der E-Mail nicht mehr, wenn diese E-Mail das REDDOXX MailDepot erreicht.

Anders kann (!) dies sein, wenn die Archivierung der E-Mails über eine Journalfunktion stattfindet, wie sie etwa der Microsoft Exchange anbietet.
Unsere Tests haben ergeben, dass der Microsoft Exchange die zu versendende E-Mail zunächst in das Journalpostfach ablegt, anschließend das BCC-Feld entfernt und die E-Mail dann versendet.
Zum Zeitpunkt der Archivierung über das Journalpostfach gab es die BCC-Information also noch, weshalb sie entsprechend archiviert wurde und recherchierbar ist.

Disclaimer: Ob Sie in Ihrer persönlichen Infrastruktur nach Adressen im BCC-Feld suchen können, können wir Ihnen nicht garantieren.
Dies hängt davon ab, wie Ihr eingesetzter Mailserver das Handling mit dem BCC-Feld integriert hat.
Darüber hinaus gilt der beschriebene Teil nur für ausgehende E-Mails.

Bei eingehenden E-Mails wurde das BCC-Feld wie beschrieben vom abgebenden Mailserver entfernt und ist demnach bei Eintreffen der E-Mail im REDDOXX MailDepot nicht mehr vorhanden.